Verwaltungsgemeinschaft
Obermichelbach-Tuchenbach
Zurverfügungstellung von nichtöffentlichen Sitzungsunterlagen zur Vorbereitung in ein Ratsinformationssystem
Das Landratsamt Fürth (Kommunalaufsicht) hat mit Mail vom 06.07.2020 über die Zurverfügungstellung von nichtöffentlichen Sitzungsunterlagen in eine Ratsinformationssystem (RIS) ihre Rechtsauffassung mitgeteilt:
"Grundsätzlich halten wir die Einstellung von nichtöffentlichen Sitzungsunterlagen in das Ratsinformationssystem für möglich.
Dies gilt jedoch nicht für alle Themen. Bei besonders sensiblen Sitzungsunterlagen kann es angezeigt sein, dass diese nur für die Zeit der Sitzung als Tischvorlage den Ratsmitgliedern zur Verfügung gestellt werden (vgl. Widtmann/Grasser/Glaser BayGO Art. 46 Rn. 6).
Regelmäßig kann diese Sensibilität bei Personalangelegenheiten, Bauangelegen-heiten, Vergabeangelegenheiten und bestimmten Finanzangelegenheiten (Stundung und Erlass) bejaht werden.
Weiterhin ist anzumerken, dass die Zurverfügungstellung von nichtöffentlichen Sitzungsunterlagen über das RIS in der Regel einen Download der Unterlagen auslöst. Diese werden sodann auf den (privaten) Computern der Mitglieder der Kollegialorgane gespeichert und können somit von Jedem, der Zugriff auf diesen Computer hat, gelesen werden.
Eine Herausgabe von Informationen wird, trotz Verschwiegenheitspflicht gem. Art. 20 GO, aufgrund der Einstellung in ein RIS erleichtert. Die Erstellung von verschiedenen Textvarianten scheint dabei keine praktikable Lösung zu sein.
Sollte eine Einzelfallprüfung ergeben, dass die Regelung zur Zurverfügungstellung der nichtöffentlichen Sitzungsunterlagen höherrangigem Recht (insbesondere dem Datenschutzrecht) widerspricht, geht die Einzelfallprüfung der allgemeinen Regelung vor.
Unter Berücksichtigung der aufgeführten Punkte, würden wir von einer Veröffentlichung im RIS abraten. Die Entscheidung liegt jedoch im Rahmen ihres Selbstverwaltungsrechts bei der Kommune."
Die Vorbereitung der Beratungsgegenstände und der Vortrag in den Sitzungen ist eine Aufgabe des ersten Bürgermeisters. "Vorbereiten" bedeutet nicht nur die abschließende Formulierung für die Gemeinderatssitzung, sondern auch dafür zu sorgen, dass der Gemeinderat sachgemäße Beschlüsse möglichst ohne weitere langwierige Beratungen fassen kann.
Der erste Bürgermeister Eder teilt die Auffassung der Kommunalaufsicht. Deshalb werden zukünftig keine Sitzungsunterlagen der nichtöffentlichen Tagesordnungspunkte in das RIS eingestellt.
Nachdem das Gremium darüber diskutiert hatte, kam man jedoch überein, weniger sensible Vorlagen wie z.B. Vergaben und Lagepläne ins RIS einzustellen.
Für die restlichen Unterlagen werden Tischvorlagen gefertigt. Es besteht außerdem die Möglichkeit beim ersten Bürgermeister oder bei der Verwaltung Informationen einzuholen.
Dies dient dem Gemeinderat zur Kenntnis.
Verwaltungsgemeinschaft Obermichelbach-TuchenbachVacher Straße 25, 90587 Obermichelbach
Tel.: 0911 99755-0
E-Mail: info@vg-obermichelbach-tuchenbach.de